Архивные фонды включают в себя и чертежи выполненные чернилами на японской бумаге, и трехмерные модели зданий к выставке 1876 года, рисунки и скетчи акварелью, фотоснимки, пленки и все такое.
Информация и исторические документы накапливались в течение длительного времени, эти обстоятельства породили огромное количество носителей.
Как сделать их доступными для людей?
Оцифровкой.
Информационные технологии внедрялись по всему университету, который в свою очередь состоит из различных школ и центров исследования. Поэтому составителям архива стало очевидным, что необходим безопасный и надежный механизм, позволяющий сделать их информационные активы доступными для людей, которые могли бы наилучшим образом их использовать.
При чем изюминка университетского архива заключалась в том, что в отличие от, скажем, цифровых коллекций публічноі библиотеки, этот архив был с ограниченным правом доступа пользователей. Такие диджитал архивы нередки: ими пользуются юридические корпоративные учреждения, больницы, частные фундации - там, где речь идет защита персональных данных и все такое.
Впрочем, чтобы служить своим пользователям, любая система управления архивной информации должно позволять осуществлять детальный поиск среди оцифрованных артефактов или документов.
Как опрятно упорядоченный Инстаграм с хэштегами-только лучше.
Для архитектурных коллекций это, например, поиск по названию здания, архитектором, дисциплиной, местоположением на кампусе, датой реставрационных работ, а также по ключевым словам в многочисленных описательных полях записи документа.
Наличие таких систем позволяет креативить преподавателям, привлекать к транскрипций старинных дневников рядовых граждан, а может (как оказалось) повлиять на судьбу известной картины.
В одном из материалов, посвященных программе, выбранной университетом для целей хранения информации, пишут, что если бы программа была внедрена ранее, печально известный кризис, связанный с картиной Томаса Икинса имел бы другие последствия.
Как пояснил руководитель профильного подразделения управления данными Крис Хансон " во время одного из праздничных перерывов в стене, на которой висел Икинс, был разорван паропровод. Картина получила немалый урон, безусловно больше, чем если бы техническое обслуживание смогло быстро найти информацию о местоположении паропровода.»